Nowy technik nie musi być nowy dla Twojego budynku
W dużej spółdzielni czy wspólnocie zmiana serwisanta to codzienność - urlop, zastępstwo, nowy pracownik w zespole. Problem w tym, że wiedza o budynku zwykle mieszka wyłącznie w głowie tego jednego, konkretnego elektryka, który jeździ tam od lat. Kiedy go zabraknie, każda kolejna wizyta zaczyna się od zera: gdzie jest rozdzielnica zasilająca akurat tę klatkę (bo bywa, że stoi w sąsiednim bloku), jaki kod otwiera bramę, kto z administracji ma klucz do piwnicy. Telefony, czekanie, przestój - a mieszkańcy wciąż bez prądu.
To dokładnie ten moment, w którym najczęściej słychać pytanie: „a może by tak spisać to wszystko raz, porządnie?". My to zrobiliśmy - i robimy dalej, przy każdej wizycie.
Kartoteka, która rośnie z każdą wizytą
Dla każdego obsługiwanego budynku prowadzimy cyfrową kartotekę: kody dostępu do klatek i bram, lokalizację rozdzielnic (łącznie z tymi nietypowymi przypadkami, gdy zasilanie danej klatki wychodzi z innego segmentu bloku), informację, kto na miejscu dysponuje kluczami, oraz zdjęcia rzeczywistego stanu instalacji - z opisanymi punktami, gdzie dokładnie czego szukać. Nie jest to jednorazowy spis - kartoteka żyje i uzupełnia się przy każdej kolejnej interwencji, więc z czasem wie o budynku więcej niż niejeden jego administrator.
Efekt jest prosty: nasz technik jeszcze przed wjazdem na miejsce wie, gdzie wejść, co zastanie i do kogo ewentualnie zadzwonić, jeśli czegoś zabraknie. Nie musi zgadywać ani czekać na telefon zwrotny od administracji.
Wiedza, która nie odchodzi wraz z pracownikiem
To największa różnica względem „wiedzy w głowie jednego serwisanta". Kartoteka budynku należy do firmy, nie do pojedynczej osoby - kiedy zmienia się skład zespołu, dokumentacja zostaje. Nowy technik otwiera kartę budynku i widzi to samo, co widziałby jego bardziej doświadczony kolega. Dla zarządcy oznacza to ciągłość obsługi niezależną od tego, kto akurat przyjedzie na zgłoszenie.
Co to oznacza dla zarządcy i spółdzielni
- Szybsze interwencje - technik nie traci czasu na szukanie rozdzielnicy czy czekanie na osobę z kluczami, bo ma tę wiedzę już na starcie.
- Mniej telefonów do administracji - dozorca czy biuro spółdzielni nie musi być angażowane przy każdej rutynowej wizycie, żeby wpuścić serwisanta na klatkę.
- Ciągłość obsługi - wiedza o budynku nie znika wraz z urlopem czy odejściem konkretnego pracownika, bo mieszka w kartotece, nie w jego notatniku.
- Dokumentacja fotograficzna obiektu - stan faktyczny instalacji widoczny na zdjęciach, zamiast opisu „na słowo" przy każdej kolejnej rozmowie.
„Kiedyś zanim ktokolwiek wyjechał na zgłoszenie, trzeba było dzwonić i pytać, gdzie w tym bloku w ogóle jest rozdzielnica. Dziś ta odpowiedź czeka na technika, zanim jeszcze zapyta."
Tak wygląda z naszej strony różnica między budynkiem, który dopiero poznajemy, a takim, który obsługujemy od dawna i mamy opisany od podszewki.
Dla kogo to ma znaczenie
Rozwiązanie ma sens wszędzie tam, gdzie jeden zarządca albo jedna spółdzielnia odpowiada za wiele budynków, a serwis elektryczny wraca na te same adresy regularnie - przy awariach, przeglądach i bieżącej eksploatacji. Im więcej obiektów w portfelu, tym większa różnica robi to, że wiedza o każdym z nich jest zebrana w jednym miejscu, a nie rozproszona między ludźmi.
