Ein neuer Techniker muss für Ihr Gebäude kein Fremder sein
In einer großen Genossenschaft oder Eigentümergemeinschaft ist der Wechsel des Servicetechnikers Alltag - Urlaub, Vertretung, ein neuer Mitarbeiter im Team. Das Problem ist, dass das Wissen über das Gebäude meistens ausschließlich im Kopf dieses einen, bestimmten Elektrikers wohnt, der dort seit Jahren hinfährt. Wenn er fehlt, beginnt jeder weitere Besuch bei Null: Wo ist der Verteiler, der genau dieses Treppenhaus versorgt (weil er manchmal im Nachbarblock steht), welcher Code öffnet das Tor, wer von der Verwaltung hat den Schlüssel zum Keller. Telefonate, Warten, Stillstand - und die Bewohner sind immer noch ohne Strom.
Das ist genau der Moment, in dem am häufigsten die Frage zu hören ist: „Könnte man das nicht alles einmal ordentlich aufschreiben?". Wir haben das getan - und tun es weiterhin bei jedem Besuch.
Eine Kartei, die mit jedem Besuch wächst
Für jedes betreute Gebäude führen wir eine digitale Kartei: Zugangscodes zu Treppenhäusern und Toren, die Lage der Verteiler (einschließlich jener ungewöhnlichen Fälle, in denen die Stromversorgung eines Treppenhauses aus einem anderen Blocksegment kommt), Informationen darüber, wer vor Ort über die Schlüssel verfügt, sowie Fotos des tatsächlichen Zustands der Installation - mit beschrifteten Punkten, wo genau was zu finden ist. Dies ist keine einmalige Liste - die Kartei lebt und ergänzt sich bei jedem weiteren Einsatz, sodass sie mit der Zeit mehr über das Gebäude weiß als so mancher Verwalter.
Der Effekt ist einfach: Unser Techniker weiß schon vor der Ankunft vor Ort, wo er hineingehen muss, was ihn erwartet und wen er gegebenenfalls anrufen muss, wenn etwas fehlt. Er muss weder raten noch auf einen Rückruf der Verwaltung warten.
Wissen, das nicht mit dem Mitarbeiter geht
Das ist der größte Unterschied zum „Wissen im Kopf eines einzelnen Servicetechnikers". Die Gebäudekartei gehört dem Unternehmen, nicht einer einzelnen Person - wenn sich die Zusammensetzung des Teams ändert, bleibt die Dokumentation erhalten. Der neue Techniker öffnet die Gebäudekarte und sieht dasselbe, was sein erfahrenerer Kollege sehen würde. Für den Verwalter bedeutet dies eine Kontinuität des Service, unabhängig davon, wer gerade zum Einsatz kommt.
Was das für Verwalter und Genossenschaften bedeutet
- Schnellere Einsätze - Der Techniker verliert keine Zeit mit der Suche nach dem Verteiler oder dem Warten auf die Person mit den Schlüsseln, da er dieses Wissen bereits zum Start hat.
- Weniger Anrufe bei der Verwaltung - Der Hausmeister oder das Büro der Genossenschaft muss nicht bei jedem Routinebesuch eingebunden werden, um den Servicetechniker ins Treppenhaus zu lassen.
- Kontinuität des Service - Das Wissen über das Gebäude verschwindet nicht mit dem Urlaub oder dem Ausscheiden eines bestimmten Mitarbeiters, da es in der Kartei wohnt, nicht in seinem Notizbuch.
- Fotodokumentation des Objekts - Der tatsächliche Zustand der Installation ist auf Fotos sichtbar, anstelle einer Beschreibung „auf Wort" bei jedem weiteren Gespräch.
„Früher musste man, bevor überhaupt jemand zum Einsatz ausrückte, telefonieren und fragen, wo in diesem Block überhaupt der Verteiler ist. Heute wartet diese Antwort auf den Techniker, noch bevor er überhaupt fragt."
So sieht von unserer Seite aus der Unterschied aus zwischen einem Gebäude, das wir erst kennenlernen, und einem, das wir seit langem betreuen und in- und auswendig dokumentiert haben.
Für wen das von Bedeutung ist
Diese Lösung ist überall dort sinnvoll, wo ein Verwalter oder eine Genossenschaft für viele Gebäude verantwortlich ist und der Elektrodienst regelmäßig an dieselben Adressen zurückkehrt - bei Störungen, Inspektionen und im laufenden Betrieb. Je mehr Objekte sich im Portfolio befinden, desto größer ist der Unterschied, dass das Wissen über jedes einzelne Objekt an einem Ort gebündelt und nicht über verschiedene Personen verstreut ist.
