Ein neuer Techniker muss für Ihr Gebäude nicht neu sein
In einer großen Genossenschaft oder Eigentümergemeinschaft ist der Wechsel des Servicetechnikers Alltag - Urlaub, Vertretung, neuer Mitarbeiter im Team. Das Problem ist, dass das Wissen über das Gebäude meist ausschließlich im Kopf des einen, bestimmten Elektrikers wohnt, der dort seit Jahren fährt. Wenn er fehlt, beginnt jeder weitere Besuch bei Null: Wo ist der Verteiler, der genau dieses Treppenhaus versorgt (denn es kommt vor, dass er im Nachbarblock steht), welcher Code öffnet das Tor, wer von der Verwaltung hat den Schlüssel zum Keller. Anrufe, Warten, Stillstand - und die Bewohner immer noch ohne Strom.
Das ist genau der Moment, in dem am häufigsten die Frage zu hören ist: „Sollte man das nicht einmal ordentlich aufschreiben?". Wir haben es getan - und tun es weiterhin, bei jedem Besuch.
Eine Kartei, die mit jedem Besuch wächst
Für jedes betreute Gebäude führen wir eine digitale Kartei: Zugangscodes zu Treppenhäusern und Toren, Standort der Verteiler (einschließlich der untypischen Fälle, in denen die Versorgung eines bestimmten Treppenhauses aus einem anderen Blocksegment kommt), Informationen, wer vor Ort über Schlüssel verfügt, sowie Fotos des tatsächlichen Zustands der Installation - mit beschrifteten Punkten, wo genau was zu suchen ist. Dies ist keine einmalige Erfassung - die Kartei lebt und wird bei jeder weiteren Intervention ergänzt, sodass sie mit der Zeit mehr über das Gebäude weiß als mancher seiner Verwalter.
Der Effekt ist einfach: Unser Techniker weiß noch vor der Anfahrt, wo er hingehen muss, was ihn erwartet und wen er gegebenenfalls anrufen muss, wenn etwas fehlt. Er muss nicht raten oder auf einen Rückruf der Verwaltung warten.
Wissen, das nicht mit dem Mitarbeiter geht
Das ist der größte Unterschied zum „Wissen im Kopf eines Servicetechnikers". Die Gebäudekartei gehört dem Unternehmen, nicht einer einzelnen Person - wenn sich die Teamzusammensetzung ändert, bleibt die Dokumentation bestehen. Der neue Techniker öffnet die Gebäudekarte und sieht dasselbe, was sein erfahrenerer Kollege sehen würde. Für den Verwalter bedeutet dies eine kontinuierliche Betreuung, unabhängig davon, wer gerade zum Einsatz kommt.
Was das für den Verwalter und die Genossenschaft bedeutet
- Schnellere Interventionen - der Techniker verliert keine Zeit mit der Suche nach dem Verteiler oder dem Warten auf eine Person mit Schlüsseln, da er dieses Wissen bereits zu Beginn hat.
- Weniger Anrufe bei der Verwaltung - der Hausmeister oder das Büro der Genossenschaft muss nicht bei jedem Routinebesuch involviert werden, um den Servicetechniker ins Treppenhaus zu lassen.
- Kontinuität der Betreuung - das Wissen über das Gebäude verschwindet nicht mit Urlaub oder dem Ausscheiden eines bestimmten Mitarbeiters, da es in der Kartei wohnt, nicht in seinem Notizbuch.
- Fotodokumentation des Objekts - der tatsächliche Zustand der Installation ist auf Fotos sichtbar, anstatt bei jedem weiteren Gespräch eine Beschreibung „nach Worten" zu erhalten.
„Früher musste man, bevor jemand zu einem Einsatz fuhr, anrufen und fragen, wo in diesem Block überhaupt der Verteiler ist. Heute wartet diese Antwort auf den Techniker, noch bevor er fragt."
So sieht aus unserer Sicht der Unterschied zwischen einem Gebäude aus, das wir gerade erst kennenlernen, und einem, das wir seit langem betreuen und von Grund auf beschrieben haben.
Für wen das wichtig ist
Die Lösung ist überall dort sinnvoll, wo ein Verwalter oder eine Genossenschaft für viele Gebäude verantwortlich ist und der Elektrodienst regelmäßig zu denselben Adressen zurückkehrt - bei Störungen, Inspektionen und im laufenden Betrieb. Je mehr Objekte im Portfolio sind, desto größer ist der Unterschied, dass das Wissen über jedes einzelne an einem Ort gesammelt ist und nicht zwischen den Menschen verstreut ist.
